exponer el proceso de comisiones de servicio y autorizaciones de desplazamiento del ministerio de vivienda de colombia para contratistas y funcionarios, paso a paso desde lo que realiza la subdireccion de servicios administrativos, basados en este procedimiento y flujograma de procesos: PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE COMISIÓN DE SERVICIOS AL INTERIOR Y EXTERIOR DEL PAÍS PARA FUNCIONARIOS. PROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Versión: 2.0 Fecha: 06/09/2024 Código: GRF-P-17 Establecer los lineamientosnecesarios,conel findeque losservidorespúblicosyelpersonal del esquemadeseguridaddelMinisteriode ViviendaCiudadyTerritorioydel FondoNacional deVivienda–FONVIVIENDA,puedandesplazarseacumplir funcionespropiasdesus cargos, en lugares distintos a la sede habitual de trabajo. Elprocesodesolicitudiniciaconlaprogramacióndelasolicituddelacomisióndeservicioyfinalizaconlalegalizacióndeesta.Elámbito deaplicaciónseencuentradiseñadopara los funcionarios ypersonal del esquemadeseguridaddel MinisteriodeVivienda, Ciudady Territorio y del Fondo Nacional de Vivienda – FONVIVIENDA. Líder proceso Gestión de recursos físicos Página 1 5. ABREVIATURAS. 6. DOCUMENTOS Y REGISTROS ASOCIADOS. RegistroPresupuestal:EslaoperaciónfinancierarealizadaenelSistemaIntegradodeInformaciónFinanciera-SIIFNaciónporelGrupo dePresupuesto, validadapor suCoordinadoroporquienhagasusveces, a travésde lacual seafectadefinitivamenteel presupuesto asignado al gasto, en el rubro de apropiación presupuestal definido, garantizando que el valor de la misma no será desviado a otro fin. CuentaObjetodeGasto:Sedefinecomolaidentificacióneconómico-financieradelastransaccionesylosbienesyserviciosqueel sector público realiza en desarrollo de su proceso productivo en la economía a través de las entidades que lo conforman, dentro de una ordenación sistemáticayhomogénea(clasificador), quepermitedeterminar si correspondenagastos, transferencias, y/ovariacionesdeactivosy pasivos del estado. ServicioEspecialdeTransporte:Representa losserviciosde transportediferentesa losconvencionales, quese requierendadas las condicionesgeográficasdelossitiosdondesedesarrollanlascomisionesdeserviciosyquesonprestadosdemanerainformal,talescomo: motocicleta, chalupa, ferri, canoa, tracciónanimal, caballo, cargueros,entreotros,aexcepcióndetaxis,expresos, serviciosdelujoy los operados con aplicaciones electrónica. Impuestos, tasasy/ocontribuciones: Aquellas tasas y las contribuciones especiales estánvinculadas a actividades específicas y beneficios directos, los impuestos se basan en la capacidad económica sin una contraprestación específica. Armamento:Aquellasarmascorrespondientesal personal del esquemadeseguridad,quienespor lanaturalezadesusfuncionesdeban tenerlas en su dominio, para realizar el acompañamiento de los funcionarios pertenecientes al Despacho del Ministro o quien esta asigne. Viáticos:RecursosFinancierosdestinadosal funcionarioparacubrir losgastosdealojamientoyalimentaciónytransporte,cuandoprevia orden de comisión de servicios, deban desempeñar funciones en lugar diferente a su sede habitual de trabajo. Reintegro:Devoluciónderecursos,asignadosparalaejecucióndeunacomisiónynoutilizados, loscualesdebenserretornadosalTesoro Nacional. Programación, solicitud, verificación y autorización de la comisión de servicio-Enlaprogramacióndelascomisionesdeservicioqueadelantenlasdependencias,debeexistircoherenciayrazonabilidadentreel tiempo de permanencia y las actividades objeto de la comisión.-Antesdeprogramar lacomisióndeserviciodesde lasdiferentesdependenciasdel MinviviendayFONVIVIENDA, sedebeverificar la coherencia entre el objeto de gasto y el objeto de la comisión.- Antes de registrar la solicitud de comisión de servicios, se debe contar con un CDP con saldo para comprometer la cuenta objeto de gasto.-Los funcionariosquerealizarán lacomisióndeserviciodebenestar creadosen laherramientatecnológicadispuestaparael carguede comisiones y el SIIF Nación con Naturaleza Jurídica “Persona Natural” y con una cuenta bancaria actual en estado “activa”.-LasdependenciasdelMinvivienday/ FONVIVIENDAserán lasencargadasdemantener al día la informacióndel comisionado (cargo, asignaciónmensual,cuentabancariayrubropresupuestal),defuncionarios,previoregistroenlaherramientatecnológicadispuestaparael carguede comisiones. Es responsabilidadde cadauna de las dependencias que cada solicitud de comisión contenga la información actualizadaysealiquidadacorrectamentesegúnresoluciónvigente.Encasodepresentar inconsistenciasenlainformacióndel funcionario, cargadaenel aplicativodispuestoparael carguedecomisiones, deberá radicaruncasoanteel áreadeTICs, aefectosdecontar su actualización.-Lasdependenciasquerequieranrealizarcomisionesdeservicioal interiordel paísdepartedesus funcionarios,deberánprogramarlas remitiendomemorandotrimestraldeProgramacióndeComisióndeServicioal InteriordelPaísyentregarloenlaSecretaríaGeneralpara revisión y autorización por parte del ordenador del gasto, teniendo en cuenta los siguientes parámetros:- Las comisiones de servicio se van a programar de forma trimestral desde las diferentes dependencias del Minvivienda y FONVIVIENDA.-ParalascomisionesdeservicioqueserequieranrealizarynoseencuentrendentrodelaprogramacióndeberáentregarsealaSecretaría General o Dirección de FONVIVIENDA, un soporte que de lugar a la necesidad de asistir a dicha comisión sin su debida planeación.-Laspersonasqueen laherramienta tecnológicadispuestaparael carguedecomisionesdesempeñarán losrolesasociadosasolicitar, verificar y autorizar una comisión de servicios, deberán contar con los perfiles y token necesarios para tal fin.-Lascomisionesdeserviciodeberánsolicitarseyaprobarseconmínimoseis(6)díashábilesdeanticipacióna la fechade iniciode la misma,evitandomodificacióndefechasocancelacióndeestas, locual facilitaráel trámiteoportunodesupagoylaconsecucióndetarifas más económicas en tiquetes aéreos.-Nosetramitaránórdenesdecomisióndeservicioparareconocerviáticosygastosdeviaje, cuando los funcionariosdebandesarrollar funciones o actividades dentro del perímetro urbano deBogotá (Entiéndase perímetrourbano deBogotá sus 20 localidades que lo conforman).-Cuandosedebacumplir comisionesdeservicioen losmunicipiosdeSoacha,Mosquera, Funza,Madrid,Chía,Cajicá,Cota, LaCalera, Tenjo,Tabio,Sibaté,Zipaquirá,Facatativá,Bojacá,Gachancipá,TocancipáySopó,engeneralaquellosqueseencuentrenenunadistancia menora50KMdesusedehabitualdetrabajo,soloreconocerálosgastosdeviajeynohabrálugaraviáticos,estasdeberáncargarsecon normalidadherramientatecnológicadispuestaparael carguedecomisiones.Losgastosdepeajes,parqueadero, lavadoygasolinadelos vehículos propiedad del Minvivienda o los utilizados por el esquema de seguridad del Ministro serán reconocidos. Reparacionesdefallasmecánicasimprevistas,catalogadascomodañosmenoresenelvehículopropiedaddeMinviviendaoensucustodia, que al no realizarlas impida la continuidad del curso efectivo de la comisión tales como (despiche, calibración de llantas o vulcanizado).-CuandoserequierarealizartrasladosdefuncionariosdeMinviviendayFONVIVIENDA,paracumplircomisionesdeservicioal interiordel paísylosgastosasociadosseansufragadosporentidades,gobiernosuotrosorganismosexternosalMinvivienda,nohabrálugaralpago deviáticos, reconocimientosygastosdeviajeparadichascomisionesdeserviciosconcargoalMinvivienda.Si losgastosquegenera la comisióndeserviciossonasumidosdeformaparcialporotroorganismooentidad,elMinviviendaúnicamentereconoceráladiferenciaen forma proporcional.-Lacomisióndeserviciodebequedar registradapresupuestalmenteantesdedarsesuinicio,denoexistirel registropresupuestal,nose reconocerán viáticos, ni gastos de viaje y se dará por entendido que es un hecho cumplido. Pago por avance-Elvalordelosviáticosyreconocimientos,setramitaránconbaseenelDecretoqueexpidaelGobiernoNacionalparalacorrespondiente vigencia fiscal, por lacual se fija laescaladeviáticospara los funcionariosyparael pagodegastosdemanutención, alojamientoy transporte.-El trámitedepagodeviáticosdelacomisióndeservicio,serealizarásiguiendoloslineamientosdeoperacióndelmódulodeviáticosde SIIF Nación.-Se reconoceráel pagodepeajesa losvehículosdepropiedaddeMinviviendaoensucustodiay losutilizadospor el esquemade seguridad del Ministro.-Para aquellos desplazamientos en los cuales se solicitan vehículos de apoyo, requeridos para el cumplimiento de la comisión o desplazamiento, loscualesnoseandepropiedadocustodiadelMinisterio, losgastosdeviaje(combustible,peajesyparqueaderos) se reconocerán siempreque sean coherentes conel tiempoy la rutaorigen–destinoyque seencuentrendebidamenteautorizados y soportados dentro de la solicitud de comisión.-Unavezautorizadaslascomisionesdeserviciosal interiordelpaísenelaplicativoUlises,nosepodránhacermodificacionesalasolicitud inicial, deberá cancelarse la solicitada inicialmente y cargarse una nueva solicitud.-El pagoquesehacea los funcionarios comisionadosdeMinviviendayFONVIVIENDA, se realizaráunavezhaya cumplido con los requisitospresupuestalesyserádesembolsadodeformapreviaa lasfechasdeinicio lacomisióndeservicio,encasodecumplircon los tiempos establecidos para su radicación (6 días hábiles).-Los pagos están sujetos a la disponibilidad de PAC.-Cuandodentrodel desarrollode la comisión se requierandesplazamientos intermunicipales o interdepartamentales, estos deberán CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal. RP: Registro Presupuestal. MINVIVIENDA: Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio y del Fondo Nacional de Vivienda. FONVIVIENDA: Fondo Nacional de Vivienda. SIIF: Sistema de Información Financiera. CRA: Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico GRF-F-59 "CUMPLIDO E INFORME DE COMISIÓN O AUTORIZACIÓN DE DESPLAZAMIENTO" GRF-F-62 "SOLICITUD CARGUE, AMPLIACIÓN O MODIFICACIÓN DE COMISIÓN O AUTORIZACIÓN DE DESPLAZAMIENTO" Página 2 SIIF Nación.-Se reconoceráel pagodepeajesa losvehículosdepropiedaddeMinviviendaoensucustodiay losutilizadospor el esquemade seguridad del Ministro.-Para aquellos desplazamientos en los cuales se solicitan vehículos de apoyo, requeridos para el cumplimiento de la comisión o desplazamiento, loscualesnoseandepropiedadocustodiadelMinisterio, losgastosdeviaje(combustible,peajesyparqueaderos) se reconocerán siempreque sean coherentes conel tiempoy la rutaorigen–destinoyque seencuentrendebidamenteautorizados y soportados dentro de la solicitud de comisión.-Unavezautorizadaslascomisionesdeserviciosal interiordelpaísenelaplicativoUlises,nosepodránhacermodificacionesalasolicitud inicial, deberá cancelarse la solicitada inicialmente y cargarse una nueva solicitud.-El pagoquesehacea los funcionarios comisionadosdeMinviviendayFONVIVIENDA, se realizaráunavezhaya cumplido con los requisitospresupuestalesyserádesembolsadodeformapreviaa lasfechasdeinicio lacomisióndeservicio,encasodecumplircon los tiempos establecidos para su radicación (6 días hábiles).-Los pagos están sujetos a la disponibilidad de PAC.-Cuandodentrodel desarrollode la comisión se requierandesplazamientos intermunicipales o interdepartamentales, estos deberán realizarse por medio de empresas de servicio público de pasajeros colectivo, convencional u ordinario. Se debe programar en la comisión de serviciosel transporteterrestredeacuerdoconlastarifasestablecidaspor lasterminalesdetransporteysereconoceránúnicamenteala presentacióndel tiqueteodocumentoequivalentedepasajede laempresaprestadoradel servicio, el cual cuente con los requisitos establecidos para su legalidad. No incluye servicio de taxi, salvo los transportes reconocidos en la resolución de viáticos vigente.-Nosereconocerángastosdetransportecuandoloscomisionadosdecidanporsuvoluntadtransportarseenvehículosdesupropiedad,así comotampocosereconoceránpagosporgasolinanipeajesalosmismos;por lotanto,el desplazamientoal lugardelacomisióndeberá realizarse en vehículos suministrados por la entidad.-Lasolicituddeautorizaciónyordenacióndepagodecomisiónal interiorpaísradicadaenlaherramientatecnológicadispuestaparael carguedecomisiones,enestadoaprobada, facultaalaSubdireccióndeServiciosAdministrativosySubdireccióndeFinanzasyPresupuesto que intervienen en el proceso, para tramitar la autorización de salida de comisión, el reconocimiento del gasto y la ordenación del pago.-Enel eventoenel quesehaganecesaria ladevoluciónde losdinerosnoutilizados correspondientes a losgastosde transportey desplazamiento local oquenoesténdebidamentesoportadosoviáticospor terminaciónanticipadade lacomisiónel funcionariodeberá reintegrar, losrecursosdentrode lostres(3)díashábilesposterioresa lafinalizaciónde lamisma,medianteconsignaciónenlacuenta bancariainformadapor laSubdireccióndeFinanzasyPresupuesto,casoenelcualcambiaelnúmerodelacuentabancariadondesedeben consignar y adjuntar el soporte de dicha consignación, como parte de los documentos de legalización. -El comisionado tiene laobligaciónderealizar el reintegrode los recursosentregadospara laejecucióndesucomisión, enunplazo máximodetres(3)díashábilesapartirdelafechadecancelaciónoejecucióndelamisma,realizandoel reintegroalacuentadelBanco Agrario https://www.psepagos.co/PSEHostingUI/ShowTicketOffice.aspx?ID=8459 (copiar URL en el navegador) denominada DTN REINTEGROSDEGASTOSDEINVERSIÓN,diligenciandoel códigodel portafoliode laEntidadpor lacual seafectaronlosrecursosde la comisión,así:Número375paraelMinisteriodeVivienda,CiudadyTerritorioy Número425parael FondoNacional deVivienda.Una vezsecuenteconel comprobantedel reintegro,estedeberáremitirseal correodel coordinadordelGrupodeTesoreríaenlaactualidad: dfmoreno@minvivienda.gov.coyaparra@minvivienda.gov.co.Enlatransacciónincluirelnumerodelacomisiónquedioorigenal reintegro, nombre del funcionario comisionado, número de identificación, correo electrónico y teléfono. -Losreintegrosporcomisionescanceladasoporusodeunmenorvaloraldesembolsado,deberáhacerseporelvalorexacto.Noconsignar mayoresvaloresyelnúmerodelacomisiónrelacionadoenel soporteyconel cual seencuentrenombradodebeserexactamenteeldela comisión objeto de reintegro y remitir el soporte a dfmoreno@minvivienda.gov.co y aparra@minvivienda.gov.co . Gestión de Tiquetes Aéreos del Comisionado-Enlaeventualidadqueserequierasolicitarcambiosenloshorariosoqueporcualquiermotivonocumplaconel itinerariodevuelo,el comisionadoasumiráelcostodelapenalizaciónqueimpongalaempresaaérea,el cualdeberásercanceladodirectamentealaagenciade viajes, conexcepciónde loscasosoriginadosenhechosajenosasuvoluntad, paraesteúltimo,deberá realizar lasolicituddecambio directamenteal equipodecomisiones,al correoelectrónico institucional del servidorquecuentecondichaactividad, conel findecontar con larespectivarevisióndedisponibilidadycostos,posterioraeste,seremiteal ordenadordel gastodeMinviviendaoFONVIVIENDA, segúncorresponda,paraaprobaciónydeserefectiva,seadquierenlostiquetesysecargaránenlacomisiónquerequiereloscambiosenel aplicativo Ulises.-Paralasolicituddecambiodehorariosdetiquetesyaexpedidos,esimportantetenerencuentaque,si yaseharealizadoelWebCheck In,elpasajeroopersonaacargodelasolicitud,debellamardirectamentealaaerolíneaparalevantarelCheckIn,delocontrarionose podrá realizar el cambio que se esté solicitando.-Para lasolicituddereservayexpediciónde tiquetesaéreos, sedebecontar siempreconel RegistroPresupuestal de lacomisiónde servicioylasolicitudautorizacióndeordenacióndepagocomisiónal interiorpaísaprobadaenlaherramientatecnológicadispuestaparael cargue de comisiones.-Encumplimientodelos lineamientosdeausteridaddelgasto, lareservadelostiquetesaéreosserealizaráenloshorariosyaerolíneas máseconómicasyfavorablesparaelMinviviendayFONVIVIENDA,salvoenaquelloscasosenloscualeslosMinistrosdeDespachotengan porobjetopromoverygestionarel financiamientodelaNación,oqueelvuelotengaunaduracióndemásdeocho(8)horas,paralocual deberá estar debidamente justificado ante el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.-Unavezemitidoel tiqueteaéreo,el solicitanteesresponsabledeverificar losnombres, apellidose itinerario.Cualquier inconsistencia sobreéste,debeinformarloelmismodíaquesegenere,porcorreoelectrónicoal equipodecomisiones,al correoelectrónicoinstitucional delservidorquecuentecondichaactividad,paraevitarsobrecostos,que,encasodedarse,seránasumidosporelsolicitanteytendránque ser cancelados directamente a la agencia de viajes.-Lareservadetiquetesaéreosno implicagarantíani confirmacióndeloscuposode lastarifasofrecidasensumomento,yaqueestán sujetosacambiosporpartedelasaerolíneas.Loscuposylastarifasseconfirmanúnicamenteconlacompradelostiquetesaéreos, lacual se realiza únicamente hasta que la comisión de servicios cuente con estado aprobado en el aplicativo Ulises.-Elcambiodefechayrutaenlostiquetesaéreosúnicamentesepodrárealizarsiempreycuandosetengalaautorizacióndelordenadordel gasto por medio de correo electrónico, en el cual se justifique la razón por la cual prorroga el plazo de esta.-Enaquelloscasosenloscualeselmontodel tiquetesupere1SMLMV,deberácontarconautorizacióndelOrdenadordelGastopormedio decorreoelectrónico,paratal efectosebuscarásolicitaral áreaunareprogramacióndefechadeviaje, tendienteacontarconunprecio mas favorableyencasodenoserposible, el áreasolicitantedeberá justificar alOrdenador delGasto lo imprescindibledeejecutar la comisión en dicha fecha.-Cuando sepresenten cancelaciones de comisiones de servicios queobliguena la noutilizacióndeuno omás tiquetes aéreos, la dependenciasolicitantedebejustificar lasrazonesquedieronorigenalacancelacióndeesta,alequipodecomisiones,alcorreoelectrónico institucional del servidor que cuente con dicha actividad, con el fin de adelantar las gestiones administrativas a que haya lugar.-Cuandopor razonesdemal tiempooporserviciodelaaerolínea, secancelenomodifiquenlas fechasde losvuelos,el comisionadoo personaacargodelasolicituddeberárequerira laaerolínea,unsoportedetalescircunstancias,documentoqueserá lajustificacióndel cambio de fechas de la comisión de servicios. Ampliaciones, prórrogas, interrupciones y cancelaciones- Las adiciones y prórrogas de las órdenes de comisión deberán ser autorizadas por el ordenador de gasto.-Las prórrogas sedeben registrar enel aplicativo dispuesto para el carguede comisiones por partedel comisionado, antes de la finalización de la comisión inicialmente tramitada.-Cuandolacomisióntermineendíanohábilydebaserprorrogadaoserequieraunanuevasolicitudpor fuerzamayorocasofortuito; la solicituddeberá realizarsea travésde laherramienta tecnológicadispuestaparael carguee informar a laSubdireccióndeServicios Administrativosde inmediato. Encasodequeel aplicativonopermita sucargue, deberá remitirseel formatoGRF-F-62 "SOLICITUD CARGUE, AMPLIACIÓNOMODIFICACIÓNDECOMISIÓNOAUTORIZACIÓNDEDESPLAZAMIENTO" por correoelectrónicodirigidoa la SubdireccióndeServiciosAdministrativos, posterior a laaprobacióndel jefe inmediatosolicitandosugestión, aunadoa loanterior, el comisionadodeberácontactaral colaboradorencargadodegestionardichotrámite.DenoserposiblelacomunicaciónconlaSubdirección deServiciosAdministrativosyporendenosegestionelaprórrogaonuevacomisión,noseránreconocidoslosviáticosygastosdeviaje.Lo anterior, no será responsabilidad de la Subdirección de Servicios Administrativos.-Laampliacióndeberácargarseenlaherramientatecnológicadispuestaparael carguedecomisiones, si yasecuentaconunacomisión aprobada,deberácancelarseestaycargarunasolicitudnuevaconlasfechasadicionalesquemodificansucomisióninicial.Dadoloanterior yal serunanuevasolicituddecomisión,estadebesurtir todoslostrámitesparaquelaSubdireccióndeFinanzasyPresupuestoemitaun nuevo registro presupuestal, adicione o reduzca el que ya existe.- En el evento en el que se requiera la realización de un cambio deberá remitirse el formato GRF-F-62 "SOLICITUD CARGUE, AMPLIACIÓN O Página 3 7. CONDICIONES GENERALES Y/O POLÍTICAS DE OPERACIÓN: Administrativosde inmediato. Encasodequeel aplicativonopermita sucargue, deberá remitirseel formatoGRF-F-62 "SOLICITUD CARGUE, AMPLIACIÓNOMODIFICACIÓNDECOMISIÓNOAUTORIZACIÓNDEDESPLAZAMIENTO" por correoelectrónicodirigidoa la SubdireccióndeServiciosAdministrativos, posterior a laaprobacióndel jefe inmediatosolicitandosugestión, aunadoa loanterior, el comisionadodeberácontactaral colaboradorencargadodegestionardichotrámite.DenoserposiblelacomunicaciónconlaSubdirección deServiciosAdministrativosyporendenosegestionelaprórrogaonuevacomisión,noseránreconocidoslosviáticosygastosdeviaje.Lo anterior, no será responsabilidad de la Subdirección de Servicios Administrativos.-Laampliacióndeberácargarseenlaherramientatecnológicadispuestaparael carguedecomisiones, si yasecuentaconunacomisión aprobada,deberácancelarseestaycargarunasolicitudnuevaconlasfechasadicionalesquemodificansucomisióninicial.Dadoloanterior yal serunanuevasolicituddecomisión,estadebesurtir todoslostrámitesparaquelaSubdireccióndeFinanzasyPresupuestoemitaun nuevo registro presupuestal, adicione o reduzca el que ya existe.- En el evento en el que se requiera la realización de un cambio deberá remitirse el formato GRF-F-62 "SOLICITUD CARGUE, AMPLIACIÓN O MODIFICACIÓNDECOMISIÓNOAUTORIZACIÓNDEDESPLAZAMIENTO"a laSubdireccióndeServiciosAdministrativos, el cual deberá copiarse en el cuerpo del correo, a efectos de no perder el archivo en la trazabilidad de aprobaciones.-Cuandounfuncionarionorealiza lacomisión,estedeberáradicar lacancelaciónde lamisma,atravésde laherramienta tecnológica dispuestaparaelcarguedecomisiones,antesdel inicioprogramadodelacomisión,sihaylugarareintegroderecursos,deberáremitirsea travésdecorreoelectrónicoa laSubdireccióndeFinanzasyPresupuestoya laSubdireccióndeServiciosAdministrativosel soportedel pagoPSE,conel findequecadaárearealiceel trámitecorrespondientedentrodesusroles.Loanterior,deacuerdoconlas instrucciones suministradas en el aparte de ""PAGO POR AVANCE"" Legalización o Formalización de la Comisión de Servicio para Funcionarios -Todacomisióndeserviciodebelegalizarseatravésdelaherramientatecnológicadispuestaparael carguedecomisiones,amástardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la finalización de la comisión.- Los documentos necesarios para la legalización o formalización de las comisiones de servicios son: *Informede laComisióndeServicio, diligenciadoenel formatoGRF-F-59“InformedeComisióndeServicios”, cuando lacomisiónde serviciosseaalexteriordel país,estedeberápresentaruninformeejecutivodetalladoyremitiraláreadeTalentoHumano,paraqueeste repose en el expediente laboral. *Pasabordosaéreosdetrayectos idayregressutilizadosenlacomisióndeservicios.Nota:Enel casoquesepierdanlospasabordos,se deberadicar lacertificaciónexpedidapor laaerolíneacorrespondiente, dondeconste lautilizacióndeéstos;paraaquelloscasosen los cualeseldestinonoimpliquetrasladoaéreo,el comisionadodeberácargarel tiquetedeidayregresodel transportepúblicoenel cual se movilizó, con el fin de constatar la ejecución de la totalidad del tiempo establecido para su comisión. *Soportesdepagodegastosdeviajetalescomo: transporte intermunicipal, taxisentreaeropuertosautorizado, recibodeconstanciade impuestos, tasasycontribucionesde ingreso lugarescontarifa, recibodepagodearmamentosi aellohubiere lugar (soloesquemade seguridad) * Para el caso de gastos asociados a vehículos del Minvivienda o en su custodia serán tales como: gasolina, lavado del vehículo, parqueadero,peajes, fallasmecánicas imprevistasmenoresseñaladasenelnumeral ""Programación,Solicitud,VerificaciónyAutorización de la Comisión de Servicio"", si hubo lugar a ellos. * Correo electrónico de autorización de uso de “Transporte Especial”, si hubo lugar a ellos, argumentando su uso. * Consignación de reintegro de recursos a la cuenta de la DTN si a ello hubiere lugar.-El jefededependenciadel comisionado, esel responsabledeexigirleyaprobaraesteúltimoel informede lacomisión, así comode enviarunacopiadeestealasdependenciasquecorrespondacomosoporte.Encualquiercaso,el informedelacomisióndebecargarseen la comisión aprobada y ejecutada por parte del funcionario en la herramienta tecnológica dispuesta para el cargue de comisiones.-Es responsabilidad del funcionario comisionado dar cumplimiento a los lineamientos estipulado en el presente procedimiento, su incumplimiento podría dar inicio a una investigación disciplinaria para el funcionario. -Cuandoel funcionariotengaquesuspender lacomisióndeservicioporcausascomo: finalizaciónpreviadeloscompromisos,calamidad, caso fortuito o incapacidad, solo legalizará o formalizará los días ejecutados efectivamente y deberá diligenciar en la herramienta tecnológicadispuestaparael carguedecomisiones,enel campodenominado“Fechasenlascualessedesarrolló laOrdendeComisióno Autorización de Desplazamiento y método de transporte utilizado (Obligatorio)”.-Los conductoresyesquemadeseguridaddel Minviviendanoestánobligadosapresentar el informede lacomisióndeservicio, sin embargo; si debendiligenciar enel aplicativodispuestoparael carguedecomisiones el campodenominado: “InformedeOrdende Comisión o Autorización de Desplazamiento (Obligatorio)”. Pago de gastos por concepto de pago de impuestos, tasas y/o contribuciones Habrá pago de gastos por concepto de impuestos, tasas y/o contribuciones cuando el lugar de destino de comisión o desplazamiento sea: Asícomolasdemástasasaeroportuariasuotrasaquehayaenel lugar,aplicablesaldestinodelacomisiónodesplazamiento,entregando el debido soporte. Pago de gastos por concepto de transporte aeropuertos distantes del municipio o ciudad de destino Enel casode losgastosdeviajequesegenerenporel trasladode losaeropuertosdel paísqueseencuentrandistantesdelmunicipio destino, elMinisterioyFONVIVIENDAautorizaránel reconocimientodeesteconceptodurante lacomisión, porel valordehastaun(1) salario mínimo legal diario vigente por trayecto, en las siguientes ciudades: CIUDAD IMPUESTO, TASA Y/O CONTRIBUCIÓN CÚCUTA (NORTE DE SANTANDER) ESTAMPILLA PRO-DESARROLLO FRONTERIZO LETICIA (AMAZONAS) IMPUESTO DE TURISMO INÍRIDA (GUAINÍA) CONTRIBUCIÓN TURÍSTICA PARA EL DESARROLLO SOCIAL DEL MUNICIPIO DE INÍRIDA PUERTO CARREÑO (VICHADA) IMPUESTO DE TURISMO MUNICIPIO ACANDÍ TASA PORTUARIA MUNICIPIO DE TURBO TASA DE MUELLE CIUDAD AEROPUERTO AGUACHICA AEROPUERTO HACARITAMA ARMENIA AEROPUERTO EL EDÉN (EL BOHÍO) BARRANCABERMEJA AEROPUERTO YARIGUÍES (KILÓMETRO 10) BARRANQUILLA AEROPUERTO ERNESTO CORTISSOZ (SOLEDAD) BUCARAMANGA AEROPUERTO PALONEGRO (LEBRIJA) CALI AEROPUERTO ALFONSO BONILLA ARAGÓN (PALMIRA) FLORENCIA AEROPUERTOGUSTAVOARTUNDUAGA PAREDES (KILÓMETRO3 VÍA A LA MONTAÑITA - VEREDA CAPITOLIO) MEDELLÍN AEROPUERTO JOSÉ MARÍA CÓRDOVA (RIONEGRO) MOCOA AEROPUERTO VILLAGARZÓN (VILLAGARZÓN) MONTERÍA AEROPUERTO LOS GARZONES (AV. AEROPUERTO KM. 10) PASTO AEROPUERTO ANTONIO NARIÑO (CHACHAGÜÍ) PUERTO ASÍS AEROPUERTO TRES DE MAYO (PUERTO ASÍS) SANTA MARTA AEROPUERTO SIMÓN BOLÍVAR (AV. AEROPUERTO KM. 80) SINCELEJO AEROPUERTO LAS BRUJAS (COROZAL) Página 4 Excepciones Enaquellos casosen los cuales lanecesidaddel servicio requierael cambio,modificación, prorroga, adquisicióndenuevos tiqueteso cargue inmediato, sincontar con los tiemposestablecidosoque laherramienta tecnológicadispuestaparael carguedecomisionesno permita su gestión, deberá remitirse el formatoGRF-F-62 "SOLICITUDCARGUE, AMPLIACIÓNOMODIFICACIÓNDECOMISIÓNO AUTORIZACIÓNDEDESPLAZAMIENTO", al correo del colaborador de la Subdirección de Servicios Administrativos encargado de la administración de dicha herramienta, indicando su gestión inmediata y exponiendo las razones por las cuales no se gestionó con oportunidad de forma sucinta. Deotraparte, para los funcionarios relacionadosacontinuación, se tendránencuenta los siguientes lineamientosparael trámitede comisiones: Para el Ministro-La solicitud de comisión de servicio deberá ser realizada desde el aplicativo Ulises, por parte de la Secretaría del despacho del Ministro.-Las comisiones de servicio atenderán la demanda de la agenda ministerial.-ParalalegalizacióndelacomisióndeserviciossetendrácomosoporteslospasabordosyelFormatoGRF-F-59diligenciadodeinformey soporte reintegro de recursos si a ello hubiere lugar.-Elpagodelacomisióndeservicioserealizaráporavance,atendiendoloestablecidoparaestacondiciónysudesembolsoseefectuaráuna vez se confirme el inicio de ejecución de la comisión. Para el Asesor del Ministro-Lasolicituddecomisióndeserviciodeberáser realizadadesde laherramientatecnológicadispuestaparael carguedecomisiones, por parte de la Secretaria del despacho del Ministro.-Las comisiones de servicio atenderán la demanda de la agenda ministerial.-Para la legalización de la comisión de servicio, se debe cumplir con lo establecido en el numeral 5.5., literal b, de este procedimiento. Para el esquema de seguridad del Ministro-Lasolicituddecomisióndeserviciodeberáser realizadadesde laherramientatecnológicadispuestaparael carguedecomisiones, por parte de la Secretaria del despacho del Ministro.-Las comisiones de servicio atenderán la demanda de la agenda ministerial.-Elpagodelacomisióndeservicioserealizaráporavance,atendiendoloestablecidoparaestacondiciónysudesembolsoseefectuaráuna vez se confirme el inicio de ejecución de la comisión. -Para la legalización de la comisión de servicio, se debe cumplir con lo establecido en el numeral 5.5., literal b, de este procedimiento. Para el Secretario General-Lasolicituddecomisióndeserviciodeberáser realizadadesde laherramientatecnológicadispuestaparael carguedecomisiones, por parte de la Secretaría de la Secretaria General.-Las comisiones de servicio atenderán la demanda de la agenda del Secretario-Para la legalización de la comisión de servicio, se debe cumplir con lo establecido en el numeral 5.5., literal b, de este procedimiento.-Las aprobaciones en el aplicativo de comisiones estarán a cargo de quien corresponda a su nivel jerárquico. Prohibiciones-Estáprohibidotramitaractosadministrativosyobligacionesqueafectenelpresupuestodegastos,cuandonoreúnanlosrequisitoslegales oseconfigurencomohechoscumplidos;ental sentido, lasolicituddeviáticosdebesurtir los trámitesytiemposestipuladosantesde efectuarselacomisióndeservicio.Porconsiguiente, todasolicitudquenocumplaconloestipuladoanteriormentenoseráreconocidayno podrá ejecutarse.-Estáprohibidorealizar cambiosdefechaen los tiquetesemitidossin lapreviaautorizaciónen laordendecomisiónenlaherramienta tecnológica dispuestapara el carguede comisiones. Seexceptúa los casos de fuerzamayor, debidamente justificados e informados oportunamente.-Estáprohibidoadquirirtiquetesqueexcedanelmontopromedio,enconcordanciaconlalógicaqueatiendasalvaguardar laausteridaddel gasto, salvoparaaquelloscasosen loscualessecuenteconaprobacióndel ordenador del gastodeMinviviendaoFonvivienda, según corresponda la naturaleza de los recursos, debidamente justificado lo imprescindible que el funcionario asista y no pueda realizarlo a través Condiciones generales-Reducirdesplazamientosareuniones,privilegiandoelusodemediostecnológicos,denoserposible,programareficientementeelmayor número de reuniones durante esa misma comisión.-Enloscasosenloscualesel comisionadonoaporteel tiquetedeidayregresodel transporteterrestre,enloscasosenloscualesnose movilizanvíaerea,nosepodráreconocer latotalidaddel tiemporelacionadoenlacomisión,salvoaquelloscasosautorizadosdebidamente por su jefe inmediato por medio de comunicación anexa en la legalización.-Cuando lacomisiónsea financiada con recursosdeFONVIVIENDA, estáseráautorizadapor el Director Ejecutivodeeste fondo, de conformidad con el artículo 8 del Decreto Ley 555 de 2003.-Esresponsabilidaddel funcionarioacomisionar investigarsobrelosrequisitosdel lugaral cual realizarálacomisiónyencargarsedelos trámites pertinentes para contar con su acceso y ejecución sin contratiempos (permisos, vacunas, licencias, tarjetas de acceso, etc.).-Deacuerdoconlosdispuestoenelartículo95delaConstitución, todapersonaatravésdel cumplimientodelasobligacionestributarias tieneel deberdecontribuiral financiamientode losgastose inversionesdel Estado. Ladeclaracióny/opagode impuestosdependede variablescomoelniveldeingresosoelmontodelpatrimonio,por loqueesresponsabilidaddecadapersonanaturalvinculadaalMinisterio oFONVIVIENDA,establecersusobligacionestributariasycumplirconlosrequerimientosexigidospor laDireccióndeImpuestosyAduanas Nacionales. Solicitudes comisiones al exterior del país-Lassolicitudesdecomisiónal exteriordelpaís,deberánserradicadasantelaSecretaríaGeneral conmínimoquince(15)díashábilesde antelación a la fecha de inicio del viaje.-La solicitud se realizaráa travésde laherramienta tecnológicadispuestaparael carguede las comisiones yunavez seencuentre aprobada, laSecretaríaGeneral realizará lostrámitescorrespondientesanteelDepartamentoAdministrativoPresidenciadelaRepública, deacuerdoconelDecretoÚnicodelSectordeFunciónPública,seencargarádelosformatosydemásdocumentosquedebenanexarsepara tal fin.-El Ministro conferirá las comisionesal exterior de los funcionariosdel Ministerioyde laComisióndeRegulacióndeAguaPotabley SaneamientoBásicopormediodeResolución,previaaprobacióndel trámiteporelDepartamentoAdministrativode laPresidenciade la República–DAPREatravésdel aplicativodiseñadoparael efecto.El SecretarioGeneral conferirácomisionesal exteriordel paísde los contratistas y ordenará el gasto por concepto de viáticos de desplazamiento internos, alimentación y alijamiento, así como tiquetes aéreos.-Cuandosetratedecomisionesal exteriorde funcionariosdelMinisterioy losgastosdealojamiento, alimentacióny/otransportesean sufragadostotaloparcialmenteporungobiernoextranjeroounorganismodecooperacióninternacional,elSecretarioGeneral,enelacto administrativo correspondiente, deberá autorizar la aceptación de la invitación por el funcionario público comisionado. -Parael casodel Ministro, viceministros, secretariogeneral yaltos funcionariosCRA, laaceptaciónde la invitaciónseráautorizada mediante decreto ejecutivo y seguirá el trámite establecido por el Departamento Administrativo Presidencia de la República. -Enelactoadministrativoqueconfierelacomisiónoautorizaeldesplazamientoalexterior,seexpresaráel términodeduración,elobjeto, el destino, si procedeel reconocimientodeviáticos, el organismooentidadquesufragará losviáticosogastosde transporte, ode lo contrario, indicar que es con recursos del Ministerio, caso en el cual deberá señalarse el número del certificado de disponibilidad presupuestal o fuente del gasto.-SetomacomobasedeliquidacióndeviáticosdeconformidadconloestablecidoenelDecretodeAusteridaddelgastoyenelDecretopor el cual se fijan las escalas viáticos.-El funcionariocomisionadooelcontratistaautorizadoparadesplazarsealexterior,dentrodelostres(3)díashábilessiguientesal regreso al país, deberápresentar un informeejecutivodetalladode lasactividadesdesarrolladas, anteel superior inmediatoosupervisor del contratoconcopiaalGrupodeTalentoHumanooGrupodeContratos, segúncorrespondaparaqueestereposeen lahojadevidadel servidor público o en el expediente contractual del contratista.-Habrá lugaral reconocimientodeviáticosogastosdedesplazamiento, siemprequelatotalidadde losgastosquegenere lacomisióno desplazamientonoseanasumidospor organismosdecooperación internacional y/ogobiernosextranjeros.Si losgastosquegenera la comisión o desplazamiento son asumidos de forma parcial por organismos de cooperación internacional y/o gobiernos extranjeros, únicamente se reconocerá la diferencia. Página 5 FLUJOGRAMA PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE / DEPENDENCIA EVIDENCIA/ REGISTRO GENERADO Dependencias solicitantes del MVCT Memorando radicado a la Secretaría General Comisionado Registro plataforma X Jefe de la dependencia del comisionado Registro plataforma Jefe de la dependencia del comisionado Registro plataforma X Ordenador del gasto del MVCT o FONVIVIENDA Registro plataforma Ordenador del gasto del MVCT o FONVIVIENDA Registro plataforma Subdirección de Servicios Administrativos Registro plataforma X Subdirección de Servicios Administrativos Registro plataforma 1. Remitir memorando de programación de comisiones a la Secretaría General de manera trimestral. 2.Radicaren laherramientatecnológicadispuesta para el cargue de comisiones, la solicitud de autorización de la orden de comisión. 3. Revisar la viabilidad técnica, financiera y administrativa de la comisión en la herramienta tecnológica dispuesta para el cargue de comisiones. 4. ¿Cumple con los parámetros establecidos? 5.Aprobar lasolicituddeautorizaciónde laorden de comisión. 6.Revisar laordendecomisiónen laherramienta tecnológica dispuesta para el cargue de comisiones. 7. ¿Cumple con los parámetros establecidos? 8.Aprobar laordendecomisiónenlaherramienta tecnológica dispuesta para el cargue de comisiones. 9.Cargar lasolicituddelaordendecomisiónenel módulo de viáticos del SIIF-Nación, a través del perfil "gestión administrativa viáticos“. 10. Verificar la informacióncargadaenelmódulo de viáticos del SIIF-Nación a través del perfil ”control viáticos“. 11. ¿Cumple con los parámetros establecidos? Solicitudes comisiones de estudio al interior y exterior del país Paraelotorgamientodelacomisióndeestudios,el funcionariodeberácumplir lossiguientesrequisitos,deconformidadconloestablecido en el Decreto 1083 de 2015:-Estar vinculado en un empleo de libre nombramiento o remoción o acreditar derechos de carrera administrativa.-Acreditar por lo menos un (1) año continuo de servicio en la respectiva entidad.-Acreditar nivel sobresaliente en la calificación de servicios correspondiente al último año de servicio. Lassolicitudesdetrámitedecomisionesdeestudioal interiordel paísoal exteriordebenser radicadasante laSecretaríaGeneral con mínimo un (1) mes de antelación a la fecha de inicio de los estudios.-LaSecretaríaGeneral informarálosrequisitosexigidosporelDepartamentoAdministrativoPresidenciadelaRepúblicayelDecretoÚnico del Sector de Función Pública, así como los formatos y demás documentos que deben anexarse para tal fin.-En ningún caso la comisión de estudios dará lugar al pago de viáticos.-Lacomisióndeestudiosnoincluiráelpagodeinscripción,matrículayderechosdegrado,salvoencasosexcepcionalesquedetermineel Secretario General, de acuerdo con las necesidades del servicio. Aspectos a tener en cuenta para el cierre de vigencia-Se pagarán comisiones por avance hasta la primera semana del mes de diciembre, con el fin degarantizar unadecuado cierre presupuestal y contable.-Conelobjetivodeincorporar losrecursosalpresupuestodelavigencia, losreintegrosdecomisionespagadasporavancesetendránque realizar hasta la segunda semana del mes de diciembre.-La legalizaciónde las comisionespagadaspor avancedurante lavigencia sedeberán realizar hasta la tercerasemanadelmesde diciembre.-LaSubdireccióndeServiciosAdministrativosdeberáradicar lossoportesdelegalizaciónenSIIF,generar lacuentaporpagareinformara la Subdirección de Finanzas y Prespuesto, respecto a la totalidad de comisiones pagadas por avance durante la vigencia. Programación, solicitud, asignación y pago de recursos comisiones de servicio al interior del país DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD-Cuandosetratedecomisionesal exteriorde funcionariosdelMinisterioy losgastosdealojamiento, alimentacióny/otransportesean sufragadostotaloparcialmenteporungobiernoextranjeroounorganismodecooperacióninternacional,elSecretarioGeneral,enelacto administrativo correspondiente, deberá autorizar la aceptación de la invitación por el funcionario público comisionado. -Parael casodel Ministro, viceministros, secretariogeneral yaltos funcionariosCRA, laaceptaciónde la invitaciónseráautorizada mediante decreto ejecutivo y seguirá el trámite establecido por el Departamento Administrativo Presidencia de la República. -Enelactoadministrativoqueconfierelacomisiónoautorizaeldesplazamientoalexterior,seexpresaráel términodeduración,elobjeto, el destino, si procedeel reconocimientodeviáticos, el organismooentidadquesufragará losviáticosogastosde transporte, ode lo contrario, indicar que es con recursos del Ministerio, caso en el cual deberá señalarse el número del certificado de disponibilidad presupuestal o fuente del gasto.-SetomacomobasedeliquidacióndeviáticosdeconformidadconloestablecidoenelDecretodeAusteridaddelgastoyenelDecretopor el cual se fijan las escalas viáticos.-El funcionariocomisionadooelcontratistaautorizadoparadesplazarsealexterior,dentrodelostres(3)díashábilessiguientesal regreso al país, deberápresentar un informeejecutivodetalladode lasactividadesdesarrolladas, anteel superior inmediatoosupervisor del contratoconcopiaalGrupodeTalentoHumanooGrupodeContratos, segúncorrespondaparaqueestereposeen lahojadevidadel servidor público o en el expediente contractual del contratista.-Habrá lugaral reconocimientodeviáticosogastosdedesplazamiento, siemprequelatotalidadde losgastosquegenere lacomisióno desplazamientonoseanasumidospor organismosdecooperación internacional y/ogobiernosextranjeros.Si losgastosquegenera la comisión o desplazamiento son asumidos de forma parcial por organismos de cooperación internacional y/o gobiernos extranjeros, únicamente se reconocerá la diferencia. 8. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO. Si No Si Si INICIO 1 2 3 4 No 5 7 6 8 9 10 11 No Página 6 X Registro plataforma 12 13 14 No 15 12. Efectuar el trámite de solicitud de la orden de comisión en el módulo de viáticos del SIIF- Nación, a través del perfil ”control viáticos“. 13. Verificar la solicitud de orden de comisión en el aplicativo SIIF-Nación. 14. ¿Cumple con los parámetros establecidos? Si 15. Autorizar la solicitud de orden de comisión en el aplicativo SIIF-Nación. Subdirección de Servicios Administrativos Ordenador del gasto del MVCT o FONVIVIENDA Ordenador del gasto del MVCT o FONVIVIENDA Registro plataforma Registro plataforma 16 17 18 19 20 21 22 23 Si No 24 25 No Si 26 27 28 No 29 30 31 Si 32 33 34 35 No 36 Si 16. Enviar planilla a la Subdirección de Finanzas y Presupuesto, solicitando el registro presupuestal a través de la herramienta establecida para tal fin. 17. Tramitar la expedición del registro presupuestal en SIIF-Nación, generar el comprobante y remitir a la Coordinación de Presupuesto y Cuentas para la autorización. 18. Autorizar el Registro Presupuestal en la herramienta establecida para tal fin. 19. Radicar y generar la cuenta por pagar en el aplicativo SIIF-Nación, a través del perfil ”Gestión Presupuesto Gasto“. 20. Registrar y generar la obligación en el aplicativo SIIF-Nación. 21. Generar y autorizar la orden de pago presupuestal en el aplicativo SIIF-Nación con perfil "pagador central". 22. Verificar el abono correcto de los recursos liquidados en la orden de comisión, a la cuenta bancaria registrada en la herramienta tecnológica dispuesta para el cargue de comisiones. Si No 23. ¿Cumple con los parámetros establecidos? 24. Informar mediante correo electrónico a la Subdirección de Finanzas y Presupuesto. 25. Verificar la información soporte y trazabilidad del pago de la comisión. 26. ¿Cumple con los parámetros establecidos? 27. Informar al comisionado a través de los canales de comunicación oficiales el abono realizado. 28. ¿Se realizó la comisión? 29. Cancelar la comisión en la herramienta tecnológica dispuesta para el cargue de comisiones por parte del comisionado. 30. Informar a la Subdirección de Finanzas y Presupuesto las comisiones que se encuentran en estado cancelado. 1 31. Se realizó giro de recursos? 32. Reintegrar recursos a través del DTN e informar al Grupo de Tesorería de la Subdirección de la Finanzas y Presupuesto y a la Subdirección de Servicios Administrativos. 33. Informar a la Subdirección de Servicios Administrativos a efectos de liberar recursos. 34. Recibir copia del soporte de reintegro si hay lugar a ello, verificar la información del Documento de Recaudo por Clasificar, aplicar el reintegro presupuestal de recursos en SIIF-Nación e informar al Grupo de Presupuesto y Cuentas para la liberación de recursos y al Grupo de Contabilidad para la conciliación de ingresos. 35. Revisar y verificar la pertinencia de los recursos reintegrados frente a los soportes de legalización e informar al comisionado si el monto no fue el correcto. 36. ¿Cumple con los parámetros establecidos? Subdirección de Servicios Administrativos Subdirección de Finanzas y Presupuesto Subdirección de Finanzas y Presupuesto Subdirección de Finanzas y Presupuesto. Subdirección de Finanzas y Presupuesto Ordenador del pago X X X Comisionado Comisionado Subdirección de Finanzas y Presupuesto Subdirección de Finanzas y Presupuesto Comisionado Subdirección de Servicios Administrativos Comisionado Comisionado Subdirección de Finanzas y Presupuesto Subdirección de Finanzas y Presupuesto Subdirección de Finanzas y Presupuesto Planilla enviada a la SFP Registro plataforma Comprobante del Registro Presupuestal Cuenta por pagar en SIIF Nación Obligación en SIIF Nación Orden de pago Correo electrónico Comunicación Registro plataforma Correo electrónico Correo electrónico Constancia de abono cuentas MVCT Soporte reintegro Registro plataforma Página 7 Registro plataforma 37 No 38 Si Si 39 37. Remitir copia del soporte de reintegro aplicado a la Subdirección de Servicios Administrativos confirmando el correcto ingreso de recursos. 38. ¿La legalización requiere reintegro? 39. Reintegrar recursos a través del DTN e informar al Grupo de Tesorería de Subdirección de la Finanzas y Presupuesto y si existe inconveniente recibirá correo de la mencionada Subdirección.. Subdirección de Finanzas y Presupuesto Comisionado 40 41 42 43 No 44 45 46 47 No Si 48 49 No 50 51 52 53 54 1 FIN INICIO 1 2 No 3 Si 4 40. Remitir copia del soporte de reintegro a la Subdirección de Finanzas y Presupuesto. 41. Recibir copia del soporte de reintegro, verificar la información del Documento de Recaudo por Clasificar, aplicar el reintegro presupuestal de recursos en SIIF-Nación e informar a los grupos de Presupuesto y Cuentas para la liberación de recursos. 42. Revisar y verificar la pertinencia de los recursos reintegrados frente a los soportes de legalización 43. ¿Cumple con los parámetros establecidos? Si Si 44. Remitir copia del soporte de reintegro a la Subdirección de Servicios Administrativos confirmando el correcto ingreso de recursos. 45. Radicar la legalización de la comisión de servicios, por medio de la herramienta tecnológica dispuesta para el cargue de comisiones, cargando los siguientes documentos en este estricto orden: •Archivo en PDF consolidado con los pasabordos •Archivo en PDF consolidado con soportes de gastos de viaje (peajes, facturas de transporte o documentos equivalentes). •Soporte de reintegro, cuando aplique. •Informe de comisión (GRF-F-59) 46. Revisar y verificar que lo plasmado en la herramienta tecnológica dispuesta para el cargue de comisiones y los soportes se encuentren correctos y aprobar la legalización. 47. ¿Cumple con los parámetros establecidos? 48. Aprobar los soportes requeridos en la actividad 45. 49. Revisar y verificar los soportes requeridos. 50. ¿Cumple con los parámetros establecidos? 51. Aprobar la legalización solicitada en la herramienta tecnológica dispuesta para tal fin. 52. Remitir el comprobante / No. de Radicado de la legalización a la Subdirección de Finanzas y Presupuesto. 53. Legalizar las comisiones en SIIF-NACIÓN, con el perfil "gestión contable". 54. Actualizar la información del boletín de tesorería y archivar. Gestión Tiquetes Aéreos 1. Solicitar la reserva de los tiquetes aéreos en la plataforma destinada para tal fin, una vez cuente con el registro presupuestal y la autorización de la comisión de servicios por parte del ordenador del gasto. 2. Revisar el itinerario reservado 3. ¿Se esta de acuerdo con el itinerario reservado? 4. Adquirir el tiquete y cargar en la comisión aprobada dentro de la herramienta tecnológica dispuesta para el cargue de comisiones. Comisionado Grupo de Tesorería de Subdirección de Finanzas y Presupuesto X X X X X Subdirección de Finanzas y Presupuesto Subdirección de Finanzas y Presupuesto Comisionado Jefe de Dependencia Jefe de Dependencia Subdirección de Servicios Administrativos Subdirección de Servicios Administrativos Subdirección de Servicios Administrativos Grupo de Contabilidad de Subdirección de Finanzas y Presupuesto Grupo de Tesorería de Subdirección de Finanzas y Presupuesto Subdirección de Servicios Administrativos / Subdirección de Finanzas y Presupuesto Subdirección de Servicios Administrativos Subdirección de Servicios Administrativos Constancia de abono cuentas MVCT Constancia de abono cuentas MVCT Soporte reintegro Registro plataforma Registro plataforma Registro plataforma Registro plataforma Registro en la plataforma. Registro plataforma Registro plataforma Registro plataforma Registro plataforma Boletín de Tesorería actualizado Página 8 FIN INICIO 1 Programación, solicitud, asignación y pago de recursos comisiones de servicio al exterior del país 1. Recibir invitaciones de gobiernos nacionales, organismos internacionales o multilaterales. Despacho de la Ministra No 1 2 3 4 5 6 7 8 No 9 10 11 12 13 14 15 16 No Si 2. ¿Cumple con los requisitos establecidos? Si 3. Informar a Secretaria General y Talento Humano la aceptación de la invitación. 4. Recopilar la documentación necesaria para el otorgamiento, enviada por Talento Humano respecto del comisionado y del servidor público que queda encargado de las funciones:-Cédula de ciudadanía -Acta de posesión -Certificación de cumplimiento de la Ley 2013 de 2019.-Certificación laboral -Certificaciones de antecedentes fiscales-Certificaciones de antecedentes policía -Consulta RNMC-Consulta Redam-Antecedentes disciplinarios Adicionalmente, se deberá enviar una Certificación cumplimiento de perfil del encargado expedida por coordinador Talento Humano 5. Diligenciar formato de solicitud establecido por el DAPRE con la información relacionada con la comisión y remitir a Secretaria General. 6. Informar a la cancillería con la descripción general, los datos de los servidores que realizarán la comisión, con el fin de que esta se encuentre al tanto. 7. Revisar el formato de solicitud establecido por el DAPRE con la información relacionada con la comisión, previamente diligenciado por el Despacho de la Ministra. 8. ¿Cumple con los parámetros establecidos? Si 9. Solicitar firma del formato de solicitud establecido por el DAPRE. 10. Firmar el formato de solicitud establecido por el DAPRE. 11. Enviar a Talento Humano el formato de solicitud establecido por el DAPRE para cargue en aplicativo de comisiones en el exterior establecido por la Presidencia de la Republica. 12. Realizar el cargue en el aplicativo de comisiones al exterior establecido por la Presidencia de la República, con los siguientes soportes:-Certificación laboral con funciones del comisionado.-Invitación y agenda detallada del viaje en español .-Invitación enviada por el Gobierno extranjero, organismo externo u organismo multilateral.-Cotizaciones de tiquetes, en caso de que sea necesario.-Comprobante de pago de ingreso a eventos, en caso de que sea necesario-Cualquier otro documento requerido. 13. Informar a Secretaria General el cargue efectivo de la documentación requerida. 14. Solicitar la revisión de la comisión a la Presidencia de la Republica. 15. Verificar la autorización, rechazo o corrección de solicitud de comisión en el aplicativo del DAPRE e informar a Secretaria General. 16. ¿Cumple con los parámetros establecidos? Despacho de la Ministra Talento Humano Despacho de la Ministra Secretaria General X X X X Secretaria General Secretaria General Ministra Secretaria General Talento Humano Talento Humano Secretaria General Talento Humano Correo electrónico, memorando Correo electrónico, memorando Documentación solicitada Formato de solicitud del DAPRE Correo electrónico Formato de solicitud del DAPRE. Formato de solicitud del DAPRE firmado. Formato de solicitud del DAPRE firmado. Documentación solicitada Correo electrónico Página 9 Acto Administrativo 17 18 19 No 20 17. Elaborar y remitir a Secretaria General el Acto Administrativo mediante la cual la Ministra autoriza al comisionado a aceptar la invitación, concede la comisión y se realizan encargos si a ello hubiere lugar. 18. Revisar y dar Visto Bueno del Acto Administrativo remitido por Talento Humano. 19. ¿Cumple con los parámetros establecidos? Si 20. Remitir al Despacho del Ministro para revisión y firma del Acto Administrativo mediante el cual se autoriza al comisionado a aceptar la invitación, concede la comisión y se realizan encargos si a ello hubiere lugar. Talento Humano X X Secretaria General Secretaria General 21 No Si 22 23 24 25 26 27 Si No 28 29 30 31 32 33 34 No Si 35 36 37 No Si 21. ¿Cumple con los parámetros establecidos? 22. Remitir Acto Administrativo mediante el cual se autoriza al comisionado a aceptar la invitación, concede la comisión y se realizan encargos si a ello hubiere lugar, firmado a la Secretaria General y Talento Humano. 23. Preparar el proyecto de Decreto presidencial de encargo de funciones en caso de que el comisionado sea la Ministra, Viceministros, Secretario General y Directora Ejecutiva de la CRA; se debe revisar si se encuentra vigente algún Decreto Presidencial de delegación de funciones en este sentido. 24. Revisar y firmar del proyecto de Decreto presidencial de encargo de funciones en caso de que el comisionado sea la Ministra, Viceministros, Secretario General y Directora Ejecutiva de la CRA. 25. Recopilar y enviar documentación requerida a Secretaria General, para tramite ante el DAPRE 26. Remitir y radicar ante el DAPRE proyecto de Decreto presidencial de encargo de funciones en caso de que el comisionado sea la Ministra, Viceministros, Secretario General y Directora Ejecutiva de la CRA (Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico). Copia del certificado de autorización emitido por el DAPRE a través del aplicativo de comisiones al exterior Los documentos enviados por Talento Humano Oficio de explicación de cálculo de viáticos 27. ¿Cumple con los parámetros establecidos? 28. Recibir Decreto firmado por el DAPRE por parte de la Secretaria General. 29. Enviar a Talento Humano y al Despacho de la Ministra el Decreto firmado. 30. Notificar a las áreas involucradas para gestiones pertinentes. 31. Enviar formato de solicitud de comisión y constancia de autorización del DAPRE a la Subdirección de Servicios Administrativos. 32. Radicar solicitud de comisión en la herramienta tecnológica dispuesta para el cargue de comisiones. 33. Revisar la orden de comisión en la herramienta tecnológica dispuesta para el cargue de comisiones. 34. ¿Cumple con los parámetros establecidos? 35. Aprobar la orden de comisión en la herramienta tecnológica dispuesta para el cargue de comisiones. 36.Enviar la solicitud de la orden de comisión a la Subdirección de Finanzas y Presupuesto para asignación de recursos. 37. ¿Cumple con los parámetros establecidos? X X X X X Ministra Secretaria General Ministra Talento Humano Secretaria General Secretaria General Secretaria General Talento Humano Secretaria General Subdirección de Servicios Administrativos Ordenador del gasto del MVCT o FONVIVIENDA Ordenador del gasto del MVCT o FONVIVIENDA Subdirección de Servicios Administrativos Subdirección de Finanzas y Presupuesto Acto Administrativo Acto Administrativo Acto Administrativo Acto Administrativo Documentación solicitada Proyecto de Decreto y documentos solicitados. Acto Administrativo Acto Administrativo Acto Administrativo Formato y constancia Número de comisión Aprobación en la herramienta tecnológica dispuesta para el cargue de comisiones. Página 10 Planilla de solicitud 38 39 40 41 42 43 44 45 No 46 38. Enviar planilla a la Subdirección de Finanzas y Presupuesto, solicitando el registro presupuestal a través de la herramienta establecida para tal fin. 39. Tramitar la expedición del registro presupuestal en SIIF-Nación, generar el comprobante y remitir a la Coordinación de Presupuesto y Cuentas para la autorización. 40. Autorizar el Registro Presupuestal en la herramienta establecida para tal fin. 41. Radicar y generar la cuenta por pagar en el aplicativo SIIF-Nación, a través del perfil ”Gestión Presupuesto Gasto“. 42. Registrar y generar la obligación en el aplicativo SIIF-Nación. 43. Generar y autorizar la orden de pago presupuestal en el aplicativo SIIF-Nación con perfil "pagador central". 44. Verificar el abono correcto de los recursos liquidados en la orden de comisión, a la cuenta bancaria registrada en la herramienta tecnológica dispuesta para el cargue de comisiones. Si 1 45. ¿Cumple con los parámetros establecidos? 46. Informar mediante correo electrónico a la Subdirección de Finanzas y Presupuesto. Subdirección de Servicios Administrativos Subdirección de Finanzas y Presupuesto Subdirección de Finanzas y Presupuesto Subdirección de Finanzas y Presupuesto. Subdirección de Finanzas y Presupuesto Ordenador del pago X Comisionado Comisionado 47 48 No Si 49 50 No 51 52 1 53 No 54 55 56 57 58 No Si 59 60 Si No 61 Si 47. Verificar la información soporte y trazabilidad del pago de la comisión. 48. ¿Cumple con los parámetros establecidos? 49. Informar al colaborador a través de los canales de comunicación oficiales el abono realizado. Si Si No Si 50. ¿Se realizó la comisión? 51. Cancelar la comisión en la herramienta tecnológica dispuesta para el cargue de comisiones por parte del comisionado. 52. Informar a la Subdirección de Finanzas y Presupuesto las comisiones que se encuentran en estado cancelado. 53. Se realizó giro de recursos? 54. Reintegrar recursos a través del DTN e informar al Grupo de Tesorería de la Subdirección de la Finanzas y Presupuesto y a la Subdirección de Servicios Administrativos. 55. Informar a la Subdirección de Servicios Administrativos a efectos de liberar recursos. 56. Recibir copia del soporte de reintegro si hay lugar a ello, verificar la información del Documento de Recaudo por Clasificar, aplicar el reintegro presupuestal de recursos en SIIF-Nación e informar al Grupo de Presupuesto y Cuentas para la liberación de recursos y al Grupo de Contabilidad para la conciliación de ingresos. 57. Revisar y verificar la pertinencia de los recursos reintegrados frente a los soportes de legalización e informar al comisionado si el monto no fue el correcto. 58. ¿Cumple con los parámetros establecidos? 59. Remitir copia del soporte de reintegro a la Subdirección de Servicios Administrativos confirmando el correcto ingreso de recursos. 1 60. ¿Se realizó la comisión? 61. ¿La legalización requiere reintegro? X X Subdirección de Finanzas y Presupuesto Subdirección de Finanzas y Presupuesto Comisionado Subdirección de Servicios Administrativos Comisionado Comisionado Subdirección de Finanzas y Presupuesto Subdirección de Finanzas y Presupuesto Subdirección de Finanzas y Presupuesto Subdirección de Finanzas y Presupuesto Correo electrónico Correo electrónico Registro plataforma Correo electrónico Correo electrónico Constancia de abono cuentas MVCT Soporte reintegro Registro plataforma Registro plataforma Página 11 62 Si 62. Reintegrar recursos a través del DTN e informar al Grupo de Tesorería de Subdirección de la Finanzas y Presupuesto y si existe inconveniente recibirá correo de la mencionada Subdirección.. Comisionado Constancia de abono cuentas MVCT 63 63. Remitir copia del soporte de reintegro a la Subdirección de Finanzas y Presupuesto. Comisionado Constancia de abono cuentas MVCT 64 64. Recibir copia del soporte de reintegro, verificar la información del Documento de Recaudo por Clasificar, aplicar el reintegro presupuestal de recursos en SIIF-Nación e informar a los grupos de Presupuesto y Cuentas para la liberación de recursos. Grupo de Tesorería de Subdirección de Finanzas y Presupuesto Soporte reintegro 65 65. Revisar y verificar la pertinencia de los recursos reintegrados frente a los soportes de legalización X Subdirección de Finanzas y Presupuesto Registro plataforma 66 No Si 66. ¿Cumple con los parámetros establecidos? 67 67. Remitir copia del soporte de reintegro a la Subdirección de Servicios Administrativos confirmando el correcto ingreso de recursos. Subdirección de Finanzas y Presupuesto Registro plataforma 68 68. Radicar la legalización de la comisión de servicios, por medio de la herramienta tecnológica dispuesta para el cargue de comisiones, cargando los siguientes documentos en este estricto orden: •Archivo en PDF consolidado con los pasabordos •Archivo en PDF consolidado con soportes de gastos de viaje (peajes, facturas de transporte o documentos equivalentes). •Soporte de reintegro, cuando aplique. •Informe de comisión (GRF-F-59) Comisionado Registro plataforma 69 69. Revisar y verificar que lo plasmado en en la herramienta tecnológica dispuesta para el cargue de comisiones y los soportes se encuentren correctos y aprobar la legalización. X Jefe de Dependencia Registro plataforma 70 No 70. ¿Cumple con los parámetros establecidos? Si 71 71. Aprobar los soportes requeridos en la actividad 68 Jefe de Dependencia Registro en la plataforma. 72 72. Revisar y verificar los soportes requeridos. X Subdirección de Servicios Administrativos Registro plataforma No 73 Si 73. ¿Cumple con los parámetros establecidos? 74 74. Aprobar la legalización solicitada en la herramienta tecnológica dispuesta para tal fin. Subdirección de Servicios Administrativos Registro plataforma 75 75. Remitir el comprobante / No. de Radicado de la legalización a la Subdirección de Finanzas y Presupuesto. Subdirección de Servicios Administrativos Registro plataforma 76 76. Legalizar las comisiones en SIIF-NACIÓN, con el perfil "gestión contable". Grupo de Contabilidad de Subdirección de Finanzas y Presupuesto Registro plataforma 77 77. Actualizar la información del boletín de tesorería y archivar. Grupo de Tesorería de Subdirección de Finanzas y Presupuesto Boletín de Tesorería actualizado 1 FIN