El proceso administrativo contable integra las funciones de contabilidad con las necesidades de gestión administrativa. Este proceso cíclico permite a las organizaciones generar información útil para la toma de decisiones, el control y la planificación empresarial.
La identificación y documentación es el primer paso fundamental. Aquí se reconocen todos los eventos económicos que afectan a la empresa como compras, ventas, pagos y cobros. Se recopilan los documentos fuente que respaldan estas transacciones: facturas, recibos, extractos bancarios y otros comprobantes.
El registro y clasificación constituyen los pasos dos y tres del proceso. Las transacciones se registran cronológicamente en el libro diario mediante asientos contables que respetan el principio de partida doble. Posteriormente, estos asientos se mayorizan trasladándolos a las cuentas individuales del libro mayor, clasificándolos por tipo.
El resumen constituye el cuarto paso donde se preparan los estados financieros principales. Primero se elabora el balance de comprobación para verificar la igualdad de débitos y créditos. Luego se realizan los ajustes necesarios y finalmente se preparan el Balance General, Estado de Resultados y Estado de Flujo de Efectivo.
Los pasos finales incluyen el análisis e interpretación de los estados financieros mediante el cálculo de ratios de liquidez, rentabilidad y endeudamiento. Esta información se utiliza para la toma de decisiones estratégicas, control del desempeño y planificación futura. Así se completa el ciclo del proceso administrativo contable, proporcionando información valiosa para la gestión empresarial.