Necesito crear un video tutorial de la guía: Guía: Gestión del Correo Electrónico   1. Propósito El propósito de esta guía es establecer un marco claro y eficiente para el uso del correo electrónico dentro de nuestra área, CFS. El objetivo es mejorar la comunicación interna, moderar la sobrecarga de correos, aumentar la productividad y asegurar que la información importante se transmita de manera efectiva y pautada. Este procedimiento se aplica a todos los miembros del departamento. 2. Alcance Esta guía puede aplicarse a toda la comunicación interna y externa realizada a través de las cuentas de correo electrónico corporativas. 3. Sistema de Códigos de Asunto Para mejorar la claridad y facilitar la priorización de los correos electrónicos, es recomendable el uso de los siguientes códigos al inicio de la línea de asunto. 3.1. Códigos y su Significado Código Significado Acción Esperada del Destinatario [ACCIÓN] Se requiere una acción específica. Realizar la tarea solicitada antes de la fecha límite indicada en el correo. [INFO] Solo para información. Leer el contenido para mantenerse informado. No se requiere respuesta. [URGENTE] Requiere atención inmediata. Atender el correo lo antes posible. Debe usarse con moderación para asuntos críticos que bloquean el trabajo. [RESPUESTA] Se necesita una respuesta directa. Responder a la pregunta o proporcionar la información solicitada. [REUNIÓN] Relacionado con una reunión. Incluye agendas, actas, confirmaciones de asistencia, o cancelaciones. [PROYECTO] Actualización sobre un proyecto. Mantiene a los miembros del equipo informados sobre el progreso de un proyecto. Se puede combinar con otros códigos. 3.2. Ejemplos Prácticos • Asunto: [ACCIÓN] Revisar y aprobar el procedimiento XXXXX para el Q3 • Asunto: [INFO] Acta de la reunión de equipo del 11 de junio • Asunto: [URGENTE][RESPUESTA] Actualizar información accidente día XXXX • Asunto: [REUNIÓN] Cancelación de la reunión de seguimiento del proyecto XXXX • Asunto: [PROYECTO][INFO] Resumen semanal de avances del Proyecto XXXX 4. Guías de Plazos de Respuesta Establecer expectativas claras sobre los tiempos de respuesta es fundamental para un flujo de trabajo eficiente y para reducir el estrés asociado a la comunicación por correo electrónico. • Correos con Etiqueta [URGENTE]: Se espera una respuesta en un plazo de 1 día laborable. • Correos con Etiqueta [ACCIÓN] o [RESPUESTA]: Se espera una respuesta en un plazo de 2 días laborables. Si no es posible proporcionar una respuesta completa en este tiempo, se debe enviar un acuse de recibo indicando cuándo se podrá dar una respuesta definitiva. • Correos con Etiqueta [INFO]: No se requiere una respuesta. Si surge alguna pregunta, se aplica un plazo dentro de la semana de envío. • Comunicación Fuera del Horario Laboral: Se respeta el tiempo personal. Los correos enviados fuera del horario laboral no tienen una expectativa de respuesta hasta el siguiente día hábil. Se recomienda el uso de la función "Programar envío" para que los correos se entreguen durante el horario laboral. 5. Formatos y Plantillas de Mensajes Para garantizar la claridad y la eficiencia, todos los correos electrónicos deben seguir una estructura básica. 5.1. Estructura General del Correo 1. Línea de Asunto: Siempre debe incluir el código apropiado (ver sección 3). 2. Saludo: Un saludo profesional y adecuado (ej. "Hola equipo,", "Estimado [Nombre],"). 3. Cuerpo del Mensaje: • Apertura Directa: La primera frase debe indicar claramente el propósito del correo. • Contexto Breve: Si es necesario, proporcionar un breve contexto. • Acciones Claras: Utilizar viñetas o listas numeradas para detallar las acciones requeridas o los puntos informativos. • Fechas Límite en Negrita: Resaltar siempre las fechas y horas límite en negrita. 4. Cierre: Un cierre profesional (ej. "Gracias,", "Saludos cordiales,"). 5. Firma: La firma de correo electrónico corporativa estandarizada.   5.2. Plantilla ejemplo para Solicitud de Acción Hola [Nombre del destinatario o equipo], Les escribo para solicitar su ayuda con [descripción de la tarea]. Por favor, completen las siguientes acciones antes del [Fecha y Hora Límite]: • [Acción 1] • [Acción 2] • [Acción 3] La información adicional y los documentos necesarios se encuentran adjuntos. Gracias por su colaboración. Saludos, [Tu Nombre]   5.3. Plantilla ejemplo para Correo Informativo Hola equipo, Este correo es para informarles sobre [tema del correo]. • [Punto 1] • [Punto 2] • [Punto 3] No se requiere ninguna acción por su parte. Saludos, [Tu Nombre] 6. Protocolo de Implementación Para asegurar una transición fluida y una adopción exitosa de este procedimiento, se seguirá el siguiente plan de implementación paso a paso: 6. Anuncio Oficial: El jefe de departamento enviará un correo electrónico oficial [INFO] anunciando la guía, destacando sus beneficios (mayor claridad, menos interrupciones, etc.). Se adjuntará este documento. 7. Sesión de informativa: Se llevará a cabo una reunión de 30 minutos para todo el departamento donde se presentará esta guía, se demostrarán los sistemas de códigos y plantillas, y se resolverán dudas iniciales. 8. Distribución de Material de Apoyo: Se compartirá una infografía resumen de una página con los códigos de asunto y los plazos de respuesta para que sirva de referencia rápida. 9. Periodo de Adaptación: Durante las primeras dos semanas, se fomentará activamente el uso del nuevo sistema, con un enfoque en la retroalimentación constructiva en lugar de la crítica. 10. Campeones del Procedimiento: Se designará a 2-3 miembros del equipo como "campeones" o puntos de contacto (PoC) para resolver dudas cotidianas de sus compañeros. 11. Recordatorios Amigables: Si un correo no sigue el formato, el receptor puede responder amigablemente recordando el nuevo protocolo (ej. "Gracias por el correo. Para la próxima, recordemos usar la etiqueta [ACCIÓN] para que pueda priorizarlo mejor."). 12. Encuesta de Retroalimentación: Al final del primer mes, se realizará una breve encuesta anónima para recopilar opiniones sobre la guía y su aplicación práctica: qué funciona bien, qué es confuso y qué se podría mejorar. Puede realizarse en una reunión mensual del área. 13. Sesión de Revisión: Se programará una reunión de seguimiento para discutir los resultados de la encuesta, y realizar los ajustes necesarios al procedimiento. Importante la participación de los campeones. 7. Preguntas Frecuentes (FAQ) R1: No pasa nada. El objetivo es crear un hábito. Si lo olvidas, simplemente intenta recordarlo la próxima vez. Si recibes un correo sin código, puedes responder amigablemente al remitente recordándole el procedimiento. R2: Sí. Por ejemplo, [URGENTE][ACCIÓN] es perfectamente válido para una tarea crítica que necesita atención inmediata. Sin embargo, intenta no usar más de dos códigos para mantener la claridad. R3: Esta guía aplica a la comunicación interna. Para la comunicación externa, su uso es recomendable, ya que proyecta una imagen de organización y eficiencia. Usa tu criterio profesional. R4: El correo electrónico no es la mejor herramienta para eso. Si un hilo de correo supera los 3 o 4 intercambios sin llegar a una conclusión, es una señal clara para programar una llamada rápida o una reunión. R5: No. Este guía establece claramente que no hay expectativa de respuesta fuera del horario laboral. Se fomenta el equilibrio entre la vida laboral y personal. Se debe tener en cuenta la normativa nacional y europea de aplicación. 9. Criterios de Uso del Correo Electrónico 9.1. Cuándo Usar el Correo Electrónico El correo electrónico es la herramienta adecuada en las siguientes situaciones: • Comunicación Formal: Solicitudes oficiales, confirmaciones de acuerdos, documentar decisiones importantes. • Distribución de Información: Compartir informes, actualizaciones de proyectos, comunicados departamentales. • Coordinación Asíncrona: Cuando los participantes están en diferentes zonas horarias o no requieren respuesta inmediata. • Documentación y Seguimiento: Crear un registro escrito de instrucciones, decisiones o compromisos. • Adjuntar Documentos: Compartir archivos que requieren revisión o aprobación. Preferiblemente mediante vínculos a ubicaciones compartidas aprobadas por la organización (sharepoint, OneDrive, teams…). 9.2. Cuándo NO Usar el Correo Electrónico Evitar el correo electrónico en estas situaciones: • Conversaciones Complejas: Discusiones que requieren múltiples intercambios o negociación. Si un hilo supera 3-4 intercambios, cambiar a reunión o llamada. • Comunicación Urgente: Para asuntos que requieren respuesta inmediata (menos de 1 hora), usar llamada telefónica o mensaje instantáneo. En caso de necesidad de registro puede enviarse un correo con asunto [INFO] que resuma el asunto. • Feedback Sensible: Evaluaciones de desempeño, correcciones o temas delicados que requieren tono y contexto personal. • Lluvia de Ideas o Creatividad: Sesiones de brainstorming o discusiones creativas que se benefician de la interacción en tiempo real. • Información Confidencial: Datos sensibles que no deben quedar registrados por escrito o que requieren canales seguros. Debe tenerse en cuenta que una vez enviado el correo a una o varias personas se pierde el control del mismo y no se sabe dónde puede acabar. 9.3. Alternativas Recomendadas Situación Herramienta Recomendada Motivo Discusión compleja Reunión presencial/virtual Permite aclaración inmediata y toma de decisiones Urgente (< 1 hora) Llamada telefónica/Teams Respuesta inmediata garantizada Lluvia de ideas Sesión colaborativa Fomenta la creatividad y participación Feedback personal Reunión uno a uno Permite empatía y comprensión mutua Información confidencial Canales seguros/presencial Garantiza la privacidad 10. Clasificación en Microsoft Outlook 10.1. Sistema de Categorías de Color Microsoft Outlook permite organizar correos mediante categorías de color que complementan nuestro sistema de códigos de asunto. Color Categoría Uso Específico 🔴 Rojo Urgente/Crítico Correos que requieren atención inmediata 🟡 Amarillo Acción Pendiente Tareas por realizar con fecha límite 🟢 Verde Proyectos Comunicación relacionada con proyectos específicos 🔵 Azul Información Material de referencia y comunicados 🟣 Morado Personal/Administrativo Asuntos personales y tareas administrativas 🟠 Naranja En Espera Correos que dependen de respuesta de terceros 10.2. Configuración de Categorías en Outlook #### Para Outlook Clásico (Escritorio): 14. Crear una nueva categoría: • En la cinta de opciones, seleccionar Etiquetas > Categorizar > Todas las categorías • Hacer clic en Nuevo • Escribir el nombre de la categoría (ej. "Proyectos") • Seleccionar el color verde • Asignar una tecla de método abreviado (opcional) • Hacer clic en Aceptar 15. Asignar categorías a correos: • Hacer clic derecho en el mensaje • Seleccionar Categorizar > [Nombre de la categoría] • O usar la tecla de método abreviado asignada 16. Configurar Clic Rápido: • Ir a Categorizar > Establecer clic rápido • Seleccionar la categoría más usada (ej. "Acción Pendiente") #### Para Nuevo Outlook: 17. Crear una nueva categoría: • En la cinta de opciones, seleccionar Categorizar > Nueva categoría • Asignar nombre y color • Hacer clic en Guardar 18. Administrar categorías: • Ir a Configuración > Cuentas > Categorías • Editar nombres y colores según necesidades del departamento 10.3. Integración con Códigos de Asunto • [URGENTE] → Categoría Roja • [ACCIÓN] → Categoría Amarilla • [PROYECTO] → Categoría Verde • [INFO] → Categoría Azul • [RESPUESTA] → Categoría según urgencia 11. Configuración de Reglas Automáticas en Outlook 11.1. Reglas Esenciales para el Departamento #### Regla 1: Distribución Automática por Códigos de Asunto • Condición: "El asunto contiene [INFO]" • Acción: "Mover a carpeta 'Información'" • Categoría automática: Azul • Repetir para cada código: [ACCIÓN], [URGENTE], [PROYECTO], [REUNIÓN] #### Regla 2: Gestión de Reuniones • Condición: "Es una convocatoria de reunión" • Acción: "Mover a carpeta 'Reuniones'" y "Categorizar como Azul" • Condición adicional: "Es una respuesta a reunión sin comentarios" • Acción: "Eliminar" (para evitar saturación) #### Regla 3: Filtro de Urgencia • Condición: "El asunto contiene [URGENTE]" • Acción: "Categorizar como Rojo" y "Marcar como importante" • Excepción: "Excepto si es de mí" 11.2. Pasos para Crear Reglas en Outlook #### En Outlook Clásico: 19. Acceder al Administrador de Reglas: • Ir a Archivo > Administrar reglas y alertas • Hacer clic en Nueva regla 20. Seleccionar plantilla o crear desde cero: • Elegir "Aplicar regla en mensajes que recibo" • Hacer clic en Siguiente 21. Definir condiciones: • Marcar "el asunto contiene palabras específicas" • Hacer clic en "palabras específicas" y añadir "[ACCIÓN]" • Hacer clic en Siguiente 22. Definir acciones: • Marcar "moverlo a la carpeta especificada" • Hacer clic en "especificada" y seleccionar/crear carpeta "Acciones" • Opcionalmente marcar "asignar la categoría" • Hacer clic en Siguiente 23. Establecer excepciones: (opcional) • Configurar excepciones si es necesario • Hacer clic en Siguiente 24. Finalizar regla: • Asignar nombre descriptivo: "Filtro Correos de Acción" • Marcar "Activar esta regla" • Marcar "Ejecutar esta regla ahora" si se desea aplicar a correos existentes • Hacer clic en Finalizar #### En Nuevo Outlook: 25. Crear regla rápida: • Hacer clic derecho en un correo que tenga el código deseado • Seleccionar Reglas > Crear regla • Elegir carpeta de destino 26. Configuración avanzada: • Ir a Configuración > Correo > Reglas • Hacer clic en Agregar nueva regla • Configurar nombre, condiciones, acciones y excepciones 11.3. Mantenimiento de Reglas #### Revisión Mensual: • Verificar que las reglas funcionen correctamente • Ajustar criterios según patrones de correo observados • Eliminar reglas obsoletas #### Orden de Ejecución: 27. Reglas de Urgencia (mayor prioridad) 28. Reglas de Distribución por Código 29. Reglas de Reuniones 30. Reglas de Archivo General #### Mejores Prácticas para Reglas: • Específico sobre General: Crear reglas específicas antes que generales • Usar "Detener procesamiento": Para evitar conflictos entre reglas • Probar antes de aplicar: Ejecutar en correos existentes para validar • Documentar reglas: Mantener lista de reglas activas y su propósito 12. Estructura de Carpetas Recomendada Para complementar el sistema de códigos y reglas, se sugiere la siguiente estructura: 📁 Bandeja de Entrada (solo correos pendientes de procesar) 📁 1-Acción (correos con [ACCIÓN] pendientes) 📁 2-Información (correos con [INFO] para referencia) 📁 3-Proyectos 📁 Proyecto Alpha 📁 Proyecto Beta 📁 4-Reuniones (agendas, actas, confirmaciones) 📁 5-Personal (asuntos administrativos personales) 📁 6-En Espera (aguardando respuesta de terceros) 📁 7-Archivo (correos completados para referencia histórica)