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在商业交易中，各种文件按特定顺序使用，形成完整的交易流程。首先，卖方提供商品目录，列出可供销售的产品。然后，买方发出询价，要求提供特定商品的详细信息和价格。卖方回应询价，提供正式报价单，详细说明价格和条款。如果买方接受报价，会发出正式订单。卖方接受订单后，会在发货前发送发货通知单，告知买方货物即将发出。